Nunca encajé en el traje de perfecto friki informático a pesar de ser ingeniero, y eso de que la gente me pregunte por qué esto o por qué lo otro me mata, porque me jode darme cuenta que la mayoría de las veces desconozco la respuesta. ainsss triste de mí. 

Un error muy frecuente es creer que por ser informático conoces de sobra el funcionamiento oculto y los intríngulis de programas de uso generalizado como los de ofimática o uso multimedia y nunca más lejos de la realidad. ¿Cuántos informáticos conoceré que aún se vuelven locos con los procesadores de texto o que no saben crear un tabla con una hoja de cálculo?. Es indudable que por el simple hecho de haber estudiado una ingeniería se pasan muchas horas delante de un ordenador y eso te da horas de vuelo, pero nada más, al menos con programas de uso común a nivel de usuario. Pero si siempre tuve una espina clavada con el Word, me la quité hace 3 añitos estudiando una carrera llamada Tecnología de la Comunicación Multimedia, donde entre otras muchísimas cosas, aprendí a sacar el máximo rendimiento del procesador de textos más extendido en la actualidad: Microsoft Word

Con ello no quiero publicitar la Compañía de Redmond ya que procesadores de texto existen muchos y algunos con las mismas funcionalidades o incluso más potentes que Ms Word en algunas características, como por ejemplo el OpenOffice, de código abierto y con versiones para todas las plataformas (Windows, MacOs y Linux), pero habiendo probado varios de ellos, sigo quedándome (aunque me joda admitirlo) con el Word. Quizá por costumbre o por su profundo conocimiento me desenvuelvo mejor con ese procesador, aunque trato de migrar poco a poco a otros procesadores al haber dado el salto cuasi definitivo a la plataforma Mac Os gracias a mi flamante Macbook Pro.

El primer consejo importante que doy es el de hacer siempre uso de los Estilos del Documento. El motivo es bien simple, tan simple como potente la función, ya que al alterar un estilo se modifican automáticamente todas las ocurrencias de dicho estilo. Si selecciono una línea y pulso el estilo Título1, su formato cambiará automáticamente al definido en el del Título1. Podemos modificar Títulos, subtítulos, la estructura de los párrafos, el texto o incluso crear nuestros propios estilos mediante plantillas. Para ellos clicamos en el siguiente botón de Estilos y Formatos

botonestyformatos

 o a través del menú /Formato/Estilos y Formatos (con lo que aparecerá una barra lateral a la derecha con los predefinidos (Borrar formato, Normal, Título1, Título2 y Título3). Los títulos so los apartados y subapartados que vamos creando en el texto. Es muy importante dar un formato y estilo correcto al documento ya que aparte de los beneficios obvios que acabo de comentar, nos será muy útil para poder crear índices automáticamente. 

barraestilos

Para modificar un formato pinchamos en la pestañita lateral que aparece al lado de cada estilo en la barra lateral y aparecerá un submenú con la opción de modificar. Eligiendo esta opción aparecerá una nueva ventana (Modificar Estilo), donde podremos modificar la fuente, el párrafo, la tabulación, idioma, o lo que queramos de cada estilo.modificarestilo

indices-y-tablasUna vez creados nuestros propios estilos para usarlos en todo el documento, el procesador de textos puede reconocerlos y “jugar” con ellos facilitándonos la vida. ¿cómo? pues por ejemplo insertando índices del documento automáticamente. ¿Quién no se ha pegado de hostias con el Word escribiendo a pelo un índice en el que al final resulta casi imposible mantener actualizados los números de página ante cualquier cambio en el documento? yo sí. Pero eso ya debería pasar a la historia. Yendo al menú /Insertar/salto de página, insertamos una página en blanco donde nos interese, cosa realmente útil al principio para crear la portada, pero un poco más abajo en ese menú, tenemos la opción /Insertar/Referencia/Índices y tablas donde podremos crear un índice al principio de nuestro documento automáticamente siempre que hayamos dado formato a los títulos para que los pueda reconocer. Además le podemos indicar el nivel de profundidad deseado en el índice (2,3, 4 subapartados…). Si introdujésemos nuevas páginas y fuese creciendo el texto bastaría con situarnos sobre el índice, pinchar en él para seleccionarlo y pulsar F9 para actualizarlo (o bien botón derecho del ratón).

Tampoco estaría de más crear nuestro índice de todas la ilustraciones que tuviésemos en el documento. Muy fácil, sólo habría que poner un pie de imagen en cada ilustración para que las fuese numerando. Para ello nos situamos sobre la imagen y clicamos el botón derecho del ratón: leyenda –> nombre, y luego en el menú anterior (/Insertar/Referencia/Índices y tablas) elegir un índice de ilustraciones.

Otra ventaja además de su automatización a la hora de crear y actualizar estos índices, es que también nos crea hipervínculos, con lo que pinchando en cualquier apartado del índice iríamos directamente a la página donde se encontrase dicho apartado sin necesidad de recorrer todo el documento. ¿Vamos viendo el potencial de los formatos, los estilos y los índices automáticos en documentos de gran envergadura?

Ya sabemos formatear el documento y de la importancia que ello tiene, ya que nos permite crear índices de títulos y de imágenes pero ¿y si quisiésemos añadir al final un índice de referencias? Seleccionaríamos la entrada (palabra) y la marcaríamos: Insertar/Referencia/Índices y tablas/marcar  entrada/Marcar todas/ok. Después se pincha donde se quiere que aparezca el índice y se repite el proceso, pero esta vez pulsamos directamente OK sin marcar entrada para que se cree el índice. Si queremos añadir nuevas entradas se repite la parte inicial de marcara entradas y a continuación iríamos a nuestro índice y con F9 lo actualizaríamos.

Para finalizar comentar que podemos tener presente a lo largo del documento una cabecera y un pié de página común (con nuestro nombre y título del documento por ejemplo), /Ver/Encabezado y pie de página  y añadir citas en cualquier parte del texto /Insertar/Referencia/Nota al pie. Esas citas irían numeradas y a pesar de que el texto creciese y cambiase de página el párrafo donde se encontraba la cita, ésta cambiaría de página también. Además, al ir numeradas, si introdujésemos una nueva cita en alguna parte del documento anterior a la ya creada, se actualizaría su numeración automáticamente (si antes era la nº1, ahora pasaría a ser la 2).

¡Uffff, menudo calentón! Espero que os sirva de ayuda y que si alguien tiene alguna duda me lo pregunte porque… eso es to… eso es to… eso es todo amigos (That’s all Folks!)

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