Hace tiempo que quería escribir este Post, pero desde que comencé a trabajar confieso que ando bastante liado, así que ahora que estoy relajado y me apetece, aprovecho para hablar de una filosofía de organización de tareas conocida como GTD (Get Things Done) que hace mucho tiempo que aplico con diferentes tipos de software, ya que la filosofía en sí está por encima de un software u otro, se basa en gestionar y organizar de la mejor manera posible las tareas o proyectos que uno ha de realizar a lo largo del día.

El concepto fue acuñado en el año 2001 por David Allen cuyo título era precisamente este: Get Things Done: the Art of Stress-Free Productivity. El concepto que subyace bajo esta filosofía y por el que resulta tan útil para mí es tan simple como difícil de plasmar en la realidad: borrar y descargar nuestra mente de preocupaciones y tareas pendientes de realizar y dejarlas almacenadas en algún sitio específico para liberarla y ganar eficiencia en nuestro trabajo diario. Esto tan básico y que la mayoría de nosotros realizamos a diario cuando escribimos algo en un post-it y lo pegamos a la pantalla del ordenador, se complica cuando se han de gestionar muchas tareas, actividades, proyectos y en definitiva pensamientos e ideas que nos atraviesan el cerebro constantemente.

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, y  sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

Así es como, en una versión realmente resumida funciona la filosofía GTD:

1. RECOPILAR: Identificar todas las “cosas” (stuff) que existen en nuestra vida y que no se encuentran en su sitio correcto. Capturar todo lo que capte nuestra atención. Esta es la definición de “stuff” que da Allen en su libro:

“anything you have allowed into your psychological or physical world that doesn’t belong where it is, but for which you haven’t yet determined the desired outcome and the next action step. [pg. 17]”

Es decir, las cosas que merodean nuestra cabeza y nos pueden generar estrés o ansiedad: Reuniones de evaluación, si nos hemos quedado sin papel higiénico y hay que comprar, pedir las fotos a un amigo de nuestro último viaje, la cortadora del césped rota o echar los papeles en bellas artes. Todo aquello que necesitemos ecordar, realizar o darle seguimiento lo depositaremos en “cubos” externos. Si hablamos de algún programa, esos cubos externos podrían ser carpetas para archivar.  Por lo tanto lo primero que vamos a tener es una carpeta INBOX o ENTRADA donde vamos a guardar todo aquello que posteriormente revisaremos.

2. PROCESAR: Como consecuencia del primer paso tenemos una caja contenedora o colectora de ideas donde hemos ido almacenando todo aquello que se nos pasaba por la cabeza sin ton ni son y habrá que ir recolocando cada cosa en su sitio, es decir, procesar. Para empezar, tal y como se dijo antes, si una tarea lleva menos de dos minutos hacerla se realiza en el acto. Si no es el caso habrá que organizarla en alguna de las siguientes listas o carpetas sugeridas:

3. ORGANIZAR:

  • Próximo: En esta lista irían todas las ideas que se han de realizar en el día o inmediatamente. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: ‘en la oficina’, ‘por teléfono’, o ‘en la tienda’.
  • Proyectos – toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop ‘bucle abierto’) en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
  • En espera – cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado. Esta carpeta o lista yo no la uso.
  • Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

Ya hemos creado el sitio correcto en el que confiamos y que soporta nuestros valores y estilo de trabajo, es decir nuestras listas adaptadas a nuestros gustos y ahora hemos de poner nuestros pensamientos (stuff) en el lugar correcto constantemente, es decir, sacarlas del INBOX a la lista apropiada:

4. REVISAR Y HACER

Hay que iterar este proceso constantemente para tener ordenadas nuestras tareas. Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

Existen muchas herramientas (gmail ya ha incorporado su propio gestor de tareas e incluso se podría aplicar la filosofía GTD con las etiquetas de nuestra cuenta de correo), pero sin duda la mejor herramienta que he usado para organizar mis tareas es THINGS, aplicación disponible sólo para MAC. Intuitiva y simple es una maravilla que trae ya las listas creadas por defecto, te permite añadir etiquetas a cada tarea para poder buscarlas por contexto y crear proyectos:

things

Una de las ventajas en su interfaz es la uniformidad, permitiendo que siempre estén a la mano las acciones programadas para “Ahora” “Siguiente” “Algún día”, proyectos, áreas de responsabilidad y otras formas de organización personal. Además permite el trabajo colaborativo. Sin duda es la mejor herramienta de las cientos que hay en el mercado, pero hace unos meses comenzó a ser de pago y tuve que buscar otra que sirviese para mis intereses y fuese gratuita y he aquí que apareció en mi vida Evernote.

Evernote tiene los siguientes pilares potentes sobre los que gira la herramienta:

– El primero es que es una herramienta gratuita y disponible para las plataformas Mac y Windows, que se sincroniza en nuestra cuenta del servidor, así que podemos tener nuestras tareas siempre actualizadas y sincronizadas en distintos equipos. Además con mandar un correo a nuestra cuenta de correo de Evernote, se crearía un evento.

– Permite realizar capturas de pantalla o incluso fotos con webcam. Toda captura es automáticamente procesada e indexada con lo que nos permitirá realizar búsquedas. Con esto quiero decir que si le hago una foto a la lista de la compra y se inserta esa imagen en el sistema, Evernote es capaz de reconocer el texto de la imagen y me permitiría buscar los productos que aparecen en dicha lista de la compra.

– Tiene un potente sistema de búsqueda.

– Existen gran cantidad de plugins para distintos sistemas operativos y navegadores que nos permiten hacer clips de imágenes, páginas web, capturas de pantalla, sincronizar con nuestras redes sociales, etc.

El gran problema de Evernote es que no es un gestor de tareas puro, sino más bien un gestor de contenidos, donde al final acabamos almacenando todo tipo de información que nos parece interesante y eso difiere del concepto de tarea. (TAREA distinto de INFORMACIÓN). Por ello corremos el peligro de complicar en demasía un sistema concebido para administrar nuestras actividades de la manera más eficiente posible. Yo he acabado usando Evernote para las dos cosas: gestionar tareas y contenidos y con el tiempo y la práctica he sido capaz de sacar mucha rentabilidad al software, pero seguramente cada usuario le saque a la herramienta su propio provecho. Como muestra os dejo una captura de pantalla de las listas que uso en Evernote:

evernote

También un post donde explican cómo configurar Evernote para aplicar la gestión GTD de actividades, pero recordar que tanto en este post, como en el video tutorial que enlazo más abajo, se dan unas pautas personales (muy buenas y recomendables todo sea dicho) que pueden ser adaptadas a las necesidades específicas de cada uno: Evernote y la filosofía GTD. Configurando Evernote.

Aquí os enlazo un video tutorial (screencast) comparativo de Evernote y Things.

“Si no existe la organización, las ideas, después del primer momento de impulso, van perdiendo eficacia.”. Ernesto Che Guevara

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